En dat is inderdaad ook wel regelmatig nodig. Processen binnen defensie en ook de wereld van het georganiseerde overleg kunnen erg lang duren, waarbij het proces het doel lijkt te zijn in plaats van een middel om dingen voor elkaar te krijgen. Soms is de suggestie dan om het proces of de procedures maar helemaal af te schaffen. En dat kan in sommige gevallen een uitstekende optie zijn. Ik kan mij herinneren uit mijn periode in de West dat we een kwartaalrapportage moesten aanleveren, maar wel al toen het kwartaal pas een week oud was. Compleet zinloos om zoiets aan te leveren. Maar misschien nog wel opvallender was dat er de nodige mensen waren, vooral aan de ontvangende kant, die dit de normaalste zaak van de wereld vonden. Ze hadden nou eenmaal tijd nodig om de stukken te verwerken. Wat mij betrof, kon deze procedure meteen de prullenbak in.

Er zijn echter ook procedures en processen die ervoor zorgen dat zaken gestructureerd verlopen en dat er checks and balances zijn. Neem het reorganisatieproces. Een veelgehoorde klacht is dat dat lang duurt, erg bureaucratisch is en gericht op het verkleinen van de organisatie, niet op het uitbreiden daarvan. Er zijn zeker reorganisaties die lang duren, absoluut waar. En dat heeft diverse oorzaken. Soms ligt het aan “de bonden” die traag of vertragend werken. Soms ligt het aan Defensie dat niet met (de juiste) stukken afkomt, soms ligt het aan een kennistekort over het proces en soms is er gewoon te veel werk voor de mensen die de reorganisaties moeten uitvoeren. En ook hier klinkt dan de oproep om het proces dan maar af te schaffen. In mijn ogen is dat niet nodig. Het proces kan prima werken, maar wat daarbij van het allergrootste belang is, is dat degene die gaat reorganiseren alle stakeholders vroegtijdig betrekt.

Door helemaal vooraan in het proces de MC(‘s) en de bonden te betrekken is het mogelijk om vroegtijdig afspraken te maken over de reorganisatie. Welke stappen moeten we zetten en welke kunnen we overslaan, verkorten of combineren met andere stappen? En wat moet men wel en wat ook vooral niet aanleveren. Dikke pakken papier met niet relevante informatie kunnen gewoon achterwege blijven. Alleen de noodzakelijke dingen opschrijven en die aanleveren. Dat scheelt veel tijd en ergernis, zowel aan de schrijvende als aan de lezende kant. We moeten in de gaten houden dat ook het reorganisatieproces een middel is en geen doel. En ook dit middel moeten we zo effectief en efficiënt mogelijk gebruiken.