DEFENSIE een integere organisatie?

door René Bliek

In het vorige ProDef-bulletin had ik het over integriteit in het algemeen, waarbij duidelijk werd dat integriteit voortdurend aandacht vraagt, omdat normen en waarden altijd in beweging zijn. Tevens gaf ik aan dat het Defensiepersoneel zich binnen onze Defensieorganisatie veilig moet voelen. Juist een organisatie die voor vrede en veiligheid zorgt, moet dit intern goed geregeld hebben. Onze eigen Defensie organisatie en onze integriteitscultuur, -organisatie en -systemen moeten bijdragen aan het gevoel van veiligheid en openheid over lastige zaken.

Uit de bevindingen van de Commissie ‘Naar een sociaal veilige werkomgeving’ (Commissie Giebels, 15 oktober 2018), bleek helaas dat Defensie de sociale veiligheid nog onvoldoende op orde had. De commissie adviseerde onder meer om een onafhankelijk meldpunt (1) in te richten, het interne meldsysteem te vereenvoudigen en verder te professionaliseren en maatregelen te nemen voor een cultuurverandering in de wijze van omgaan met meldingen en signalen. Defensie had namelijk de neiging om meldingen te zeer te juridificeren of juist te bagatelliseren.

Een van de bevindingen van de commissie Giebels was dat de kwaliteit van de interne onderzoeken naar integriteit, verbeterd moest worden. Onderzoekscommissies moesten voldoende onafhankelijk en deskundig zijn. Om die reden dient de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) sinds begin 2020 betrokken te worden bij alle interne integriteitsonderzoeken. De aanwijzing SG A/989, waarin de kaders voor commandanten en leidinggevenden om deze interne onderzoeken vorm te geven zijn opgenomen, is hierop aangepast en verder geactualiseerd. Het is inherent dat deze veranderende werkwijzen voor een verhoogde werkdruk zorgen binnen de COID. Daarom wordt de COID ook gereorganiseerd en versterkt.

Defensie had al in 2018 het plan van aanpak ‘Een veilige Defensieorganisatie’ opgesteld om de fysieke en sociale veiligheid bij Defensie te versterken. Echter na analyse van het rapport van de commissie- Giebels was een aanvulling op dat plan noodzakelijk. Daarom kwam Defensie in 2019 met het plan ‘versterking sociale veiligheid’ (2). Defensie wilde met dit plan in drie fases de sociale veiligheid binnen de defensieonderdelen op orde krijgen en werd er via 5 sporen doorgegroeid op het gebied van sociale veiligheid:

  • Cultuurverandering
  • Opleiding & Vorming
  • Leiderschap en Commandanten
  • Melden en meldsystemen
  • Werving en loopbaanontwikkeling

(1) Er is toegezegd dat het meldpunt los van de COID direct onder de SG zou komen. Dat is nu zo georganiseerd sinds begin 2020, waarbij de CAOP het meldpunt bemenst.

(2) https://www.defensie.nl/downloads/rapporten/ 2019/06/18/plan-van-aanpak-sociale-veiligheid

We zitten nu in fase 3. Dat betekent we nu daadwerkelijk bezig moeten zijn met het borgen van afgeronde maatregelen en dat er doorlopend wordt geëvalueerd en verbeterd door de geleerde lessen te verwerken in de uitvoerende processen.

Defensie is helaas de laatste jaren vaker dan gewild negatief in het nieuws geweest door (vermeende) integriteit schendingen. Er zijn zat voorbeelden van normoverschrijdend gedrag. Defensie staat hierin echter niet alleen. Dat neemt niet weg dat we hier, binnen Defensie, glashelder over moeten zijn. Dit gedrag mag niet. Wel moeten wij ons afvragen of een incident betekent dat je als organisatie niet integer bent. De GOV|MHB denkt van niet. Of je integer bent, wordt bepaald door hoe je reageert op iets dat gebeurt en wat je doet om het te voorkomen.

Juist onze cultuur van kameraadschap maakt ons uniek, maar heeft ook een keerzijde. Aan ons dus de taak om de organisatie te veranderen maar tegelijkertijd de voordelen van de doenersmentaliteit te behouden. Want dat de unieke cultuur bij Defensie veel waardevols biedt, is duidelijk. Voor het uitvoeren van militaire missies is het namelijk noodzakelijk om voor elkaar door het vuur te gaan.

In de Gedragscode Defensie staan de basiswaarden omschreven hoe Defensiepersoneel met elkaar, anderen, middelen en bevoegdheden omgaat. Deze basiswaarden zijn Verbondenheid, Veiligheid, Vertrouwen en Verantwoordelijkheid. Door de basiswaarden te benoemen maakt Defensie duidelijk waar ze voor staat, wat het personeel van elkaar en wat anderen van hen mag verwachten. De GOV|MHB denkt dat het bijbrengen van deze basisvoorwaarden op basis van de intrinsieke motivatie van de Defensie medewerker moet gebeuren. Het is geen ‘check the box’ exercitie, zoals het ook nog wel eens wordt ervaren. Militairen leggen immers de Eed of Belofte af aan elkaar en aan het Nederlandse volk. Kernbegrippen voor de Militaire Eed zijn Trouw, Gehoorzaamheid en Onderwerping. Daaruit moet blijken dat ze, ten alle tijden, trouw zullen zijn, dat ze zullen gehoorzamen aan de afspraken (wetten) die we met elkaar gemaakt hebben en dat ze zich zullen onderwerpen aan de gezamenlijke gedragsregels (krijgstucht). Juist als je je dat realiseert dan moet dat ook de basis vormen voor de intrinsieke motivatie.

U mag het zeggen! Tijd genoeg om tijdens de feestdagen hierover na te denken.

Op het gebied van integriteitsmeldingen wordt gewerkt aan een nieuw defensiebreed registratiesysteem. Een dergelijk goed werkend meldingssysteem is waardevol en is cruciaal bij risicomanagement. Het huidige Peoplesoft Melden Voorvallen (PSMV) voldoet niet aan die eis en moet worden vervangen. Daaraan wordt gewerkt, maar helaas is de vervanging vertraagd.

De realisatie van de structurele oplossing – een nieuw systeem dat aan de eisen voldoet én volledig is geïntegreerd met het risicomanagementsysteem – zal naar verwachting een tijdpad van meerdere jaren beslaan. Tot die tijd zal Defensie het moeten doen met het huidige PSMV. In 2021 wordt wel een (tijdelijk) meld- en registratiesysteem in gebruik genomen voor vermoedens van misstanden, klachten en integriteitsschendingen.

Verder is het de bedoeling dat klachten en integriteitsmeldingen nog sneller en beter worden opgepakt, dat ze maximaal vertrouwelijk worden behandeld en dat de melder goed op de hoogte wordt gehouden van wat er met zijn melding gebeurd. Daarom zet Defensie in 2021 ook in op zowel een doorontwikkeling van de medewerkers in de keten van melding en behandeling als op de doorontwikkeling van de systemen waarvan zij gebruik maken.

Integriteit verdient continue onze aandacht. Het is daarom essentieel om met elkaar in gesprek te blijven over integriteit en dillema’s. Iedere defensiemedewerker komt wel eens in lastige situaties waarbij het belangrijk is de juiste morele beslissing te nemen. Als je er met elkaar over spreekt kom je er achter dat niet iedereen hetzelfde beeld heeft. Waar we het over eens zijn, is dat het belangrijk is hier met elkaar over in gesprek te zijn. Hoe integer ben je tijdens het uitvoeren van je werk, maar ook naar elkaar toe? En daarnaast: voelt iedereen voldoende ruimte om elkaar aan te spreken?

Als ik naar Defensie kijk dan zie ik een organisatie die een belangrijke rol in de maatschappij speelt. Een veranderende maatschappij die van ons eist integer te handelen, en terecht! Het is de ‘license to operate’ van Defensie als krijgsmacht. Dat is ook waarom we hier continu aandacht voor moeten hebben. Voorbeeldgedrag, ondersteuning bieden en met elkaar in gesprek gaan, dat is wat medewerkers van hun leidinggevende vragen en dat is wat die leidinggevende moeten geven!

Het jaar is voorbij gevlogen. De jaarwisseling is voor velen een moment waarop we terugkijken op de geslaagde en minder geslaagde perioden uit het voorgaande jaar. Ik spreek de hoop uit dat we juist in deze tijd kunnen reflecteren en proberen om ons te verplaatsen in de ander/in iemands denken inleven. Ik weet dat dat niet altijd makkelijk zal zijn, maar kerstdagen in deze bijzondere COVID-periode en een oud en nieuw zonder vuurwerk zijn ook niet normaal. Ik wens een ieder geluk, kracht en wijsheid in 2021.

Einstein heeft niet alleen wiskundige formules en uitvindingen aan ons nagelaten, maar ook deze quote.