Terugkijken is niet altijd slecht!

Medezeggenschap

door René Bliek

Op dit moment is het nog steeds de Hoofddirectie Bedrijfsvoering (HDBV), als onderdeel van het nieuwe Directoraat Generaal Beleid (DGB) in oprichting, die de bedrijfsvoering van Defensie zo goed mogelijk inricht. Daarmee ondersteunt deze directie de operationele gereedstelling en inzet. De HDBV is één van de directies van de Bestuursstaf (BS) die vorig jaar stappen heeft gezet en ook blijft zetten om de benodigde veranderingen te realiseren.

In de Defensienota van 2018 is het belang van wendbaarheid en robuustheid benadrukt. Dat is niet zo vreemd, immers vele andere organisaties zijn op zoek naar een bepaalde mate van robuustheid (basis op orde), maar ook wendbaarheid om in te kunnen spelen op een steeds veranderende situatie.


Onder robuustheid wordt het beheersen van de dagelijkse gang van zaken voor de primaire en ondersteunende activiteiten bedoeld. Wendbare organisaties zijn organisaties die adaptief zijn in hun marktgerichtheid, compliance (voldoen aan wet- en regelgeving) en transparantie. Een essentiële randvoorwaarde hierbij is een flexibele inrichting van processen en informatievoorziening.


Defensie ervaart hier een disbalans tussen enerzijds robuustheid en anderzijds wendbaarheid. Dit heeft helaas tot tal van problemen geleid: bijvoorbeeld op het gebied van processen, taken & verantwoordelijkheden, doelstellingen, maar ook culturele problemen (communicatie, samenwerken, verenigen). De verklaring hiervoor is dat Defensie de afgelopen jaren vooral bezig geweest is met centralisatie, beheersing en efficiëntie en veel te weinig met effectiviteit en wenbaarheid. Hoe teleurstellend is dat voor ‘de adaptieve krijgsmacht’!


Defensie realiseert zich de problematiek en ziet de risico’s. Mede om die reden zijn vorig jaar maatregelen in gang gezet, zoals:


  • commandanten en eenheden meer bevoegdheden en middelen geven om te zorgen dat ze in de juiste positie zijn om de juiste keuzes te maken;
  • interne regels en processen tegen het licht houden.

Tot slot heeft deze pilot er bij de GOV|MHB toe geleid dat we nadenken of we met de huidige wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden wel voldoende belangen kunnen behartigen voor onze burgers en militairen, als we spreken over een flexibele inzet gedurende 24/7 en 365 dagen per jaar. Nog genoeg werk te doen, waar initiatieven en voorstellen van harte door de GOV|MHB worden meegenomen.

Commandant Landstrijdkrachten, luitenant-generaal Martin Wijnen: “Robuust zíjn is mooi maar we moeten ook robuust kunnen blíjven. We moeten ons daarom ook sneller kunnen aanpassen. Dus wendbaar zijn."

Bij de start van dit nieuwe jaar is het in dit geval eens goed om terug te kijken en na te gaan wat er inmiddels is aangepakt!

Een aansprekend voorbeeld is “de regeling Zelfstandige Kleine Aankopen (ZKA)” waarmee commandanten via de lokale servicebalie van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) relatief snel ‘spulletjes’ kunnen aanschaffen, als dit niet via het reguliere assortiment of niet snel genoeg kan worden verkregen. Dit kan tot een bedrag van €15.000,- ex BTW. (Wapen) systeemgebonden artikelen, munitie, wapens en andere veiligheidsartikelen zijn hiervan uiteraard uitgesloten. Deze regeling is in 2019 1.961 keer toegepast voor een totaalbedrag van bijna € 11 miljoen. Dit ondersteunt de wendbaarheid van commandanten en eenheden: positief dus!


Sinds juni 2019 is ook een vergelijkbare regeling van kracht voor kleine aanpassingen en gebreken aan infrastructuur (voor een proefperiode van 2 jaar). Dit loopt via de lokale afdeling infrastructuur op het onderdeel. Een voorbeeld hiervan kan zijn het verwijderen of verplaatsen van een binnenwand, schilderen van een crewroom of het vervanging van defecte zonwering. Advies GOV|MHB: maak gebruik van deze regelingen, daar zijn ze voor!


Ook was al eerder een “escalatieprocedure inkoop” ingesteld, waarbij de commandanten van de Defensieonderdelen (DO’n) kunnen afwijken van aanbestedingsprocedures als daar dringende operationele- of andere redenen voor zijn. In 2019 is dit in ongeveer 30 keer toegepast, ook door het Kleding- en Persoonsgebonden Uitrusting Bedrijf (KPU-bedrijf).


Dit zijn positieve stappen, maar daar stopt het gelukkig niet mee! Binnen de HDBV geven enkele medewerkers uitvoering aan het programma ‘Vereenvoudiging van Regelgeving & Processen’ (kortweg Eenvoud). Dit programma is essentieel, want als je processen wilt vereenvoudigen loop je vaak tegen bestaande (interne) regelgeving aan en andersom.

De nationale ploeg voor de Invictus Games 2020, kan het wendbaarder? Daar is toch iedereen trots op!

Samen met collega’s van andere BS directies en DO’n werken zij aan het vereenvoudigen, opschonen en actualiseren van aanwijzingen en andere regelgeving, waarbij ze vanuit Den Haag het goede voorbeeld willen geven. Zo is in juli 2019 door de SG vastgesteld dat interne regelgeving minimaal elke 4 jaar moet worden beoordeeld op actualiteit. ‘Eigenaren’ van interne regelgeving op het publicatieportaal op intranet die ouder is dan 4 jaar, worden inmiddels actief benaderd door JIVC/PDB (beheerder van het publicatieportaal) om een keuze te maken: verwijderen of actualiseren. Want verouderde regelgeving leidt tot misverstanden en/of fouten in de uitvoering en dat kunnen we niet hebben.


In 2018 is het aantal SG Aanwijzingen al verminderd van ca 60 naar 40 en momenteel loopt er een volgende actualisatieslag, ook voor Aanwijzingen bij andere directies op de BS. Verder heeft een werkgroep alle 341 (!) documenten uit de bundel met Ministeriele en Defensiepublicaties (MP/DP serie) geïnventariseerd en is het geconstateerd ‘achterstallig onderhoud’ opgestart. Tevens loopt een project om het publicatieportaal op intranet eenvoudiger te maken met als doel ervoor te zorgen dat de defensiemedewerker sneller de regelgeving kan vinden die hij of zij zoekt.

Voor het vereenvoudigen van processen heeft de HDBV eerder in 2019 aan de DO’n gevraagd waar zij het meest hinder van ondervinden en wat dus het eerste zou moeten worden aangepakt.


Resultaat:


  • Vereenvoudigen, digitaliseren en verbeteren inzicht in de voortgang van het behoeftestellingsproces, inclusief vervanging van het vaak verguisde ATBformulier;
  • vereenvoudigen/versnellen van het proces voor de inhuur van tijdelijk extern burgerpersoneel.


Als eerste wordt nu samen met vertegenwoordigers van alle DO’n het eerstgenoemde proces opgepakt. Na enige vertraging door gebrek aan personele capaciteit (komt helaas ook op de BS voor), zijn de ontwerpsessies gestart.


Het balanceren tussen robuustheid en wendbaarheid is niet alleen voor Defensie, maar voor iedere organisatie, een behoorlijke uitdaging. Aangezien iedere organisatie uniek is, bestaat er geen eenduidige aanpak om de ‘perfecte’ balans te vinden. Alle activiteiten gericht op het verbeteren van een meer flexibele inrichting van processen en informatievoorziening dragen in ieder geval wel bij aan het realiseren van de strategische doelstellingen van Defensie. En daar draait het om!


De GOV|MHB realiseert zich dat de veranderingen binnen Defensie niet heel snel gaan, maar met dit artikel wil de GOV|MHB aangeven dat er zeker positieve lichtpunten zijn. Laten we als goed voornemen deze ontwikkeling in 2020 versneld doorzetten! Trouwens, probeer ook in je eigen werkomgeving een positieve bijdrage te leveren aan het terugdringen van bureaucratie en het vereenvoudigen van regelgeving en processen!


Ook wij als GOV|MHB zullen ons daarvoor moeten inspannen.

Hoogleraar Transitiekunde prof. dr. ir. Jan Rotmans, al in 2016 op het
Air Power Symposium: “Niet wendbaar? Dan word je weggevaagd.”